Chương 7: Điều chỉnh

Chương 7: Điều chỉnh Thời gian thực hiện dự án có quan hệ chặt chẽ với chi phí thực hiện dự án Quản lý dự án là thực hiện các hoạt động trong dự án với thời gian mong muốn và với chi phí hợp lý. Công cụ PERT chi phí là công cụ kỹ thuật trong quản lý nhằm giải quyết các yêu cầu nói trên . Đặt vấn đề Phương án cơ sở là phương án với thời gian dự tính ban đầu Phương án với thời gian thực hiện mong muốn ngắn nhất Thời gian tăng tốc hay thời gian được rút ngắn là hiệu số giữa thời gian thực hiện dự tính ban đâù và thời gian thực hiện mong muốn ngắn nhất Đặt vấn đề Lập kế hoạch và lập trình giải ngân dự án : Xác định tất cả các chi phí liên quan Với dự án lớn gồm nhiều gói công việc và một gói công việc gồm nhiều công việc Xác định thời gian chi phí thực hiện từng công việc Đặt vấn đề PERT/ Chi phÝ Ví dụ Một dự án : phương án cơ sở có các thông số sau:  Thời gian thực hiện 15 tuần  Chi phí thực hiện 308000  Kế hoạch ngân sách với thời gian bắt đầu sớm nhất có thể  Kế hoạch ngân sách với thời gian bắt đầu muộn nhất có thể  PERT/ Chi phÝ Ho¹t ®éng ES LS t Tæng chi Chi/t A 0 0 2 22,000 11,000 B 0 1 3 30,000 10,000 C 2 2 2 26,000 13,000 D 3 4 4 48,000 12,000 E 4 4 4 56,000 14,000 F 4 10 3 30,000 10,000 G 8 8 5 80,000 16,000 H 13 13 2 16,000 8,000 Tæng 308,000 time ID Task Name Duration Predecessors Total Slack Free Slack 1 VD C 7 15 days 0 days 0 days 2 A 2 days 0 days 0 days 3 B 3 days 1 day 0 days 4 C 2 days 2 0 days 0 days 5 D 4 days 2;3 1 day 1 day 6 E 4 days 4 0 days 0 days 7 F 3 days 4 1 day 1 day 8 G 5 days 7;5;6 0 days 0 days 9 H 2 days 8 0 days 0 days 1 d ay 1 day S S M T W T F S S M T W T F S S M T W T F S S M T W T F S S M T W T F S S 31 Jan '05 07 Feb '05 14 Feb '05 21 Feb '05 28 Feb '05 PERT/ Chi phí Xác định chi phí mỗi đơn vị thời gian. Ví dụ thời gian thực hiện công việc là 4 tuần với chi phí là 48000 như vậy chi phí một tuần là 48000/4 = 12000 Sử dụng thời điểm bắt đầu sớm nhất và muộn nhất để xác định xem mức chi phí mỗi đơn vị thời gian (tuần, tháng..) Đặt vấn đề PERT/Chi phÝ B¶ng: X¸c ®Þnh ng©n s¸ch trong tr­êng hîp sö dông thêi gian b¾t ®Çu sím nhÊt ( ngµn ®ång) H§ 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 Tæn g A 11 1 1 22 B 10 1 0 1 0 30 C 1 3 1 3 26 D 1 2 12 12 12 48 E 14 14 14 14 56 F 10 10 10 30 G 16 16 16 16 16 80 H 8 8 16 Tæng tuÇn 21 2 1 2 3 2 5 36 36 36 14 16 16 16 16 16 8 8 308 Céng dån 21 4 2 6 5 9 0 12 6 16 2 19 8 21 2 22 8 24 4 26 0 27 6 29 2 30 0 30 8 PERT/Chi phÝ B¶ng : X¸c ®Þnh ng©n s¸ch trong tr­êng hîp sö dông thêi gian b¾t ®Çu muén nhÊt TuÇn H§ 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 Tæng A 11 11 22 B 10 10 10 30 C 13 13 26 D 12 12 12 12 48 E 14 14 14 14 56 F 10 10 10 30 G 16 16 16 16 16 80 H 8 8 16 Tæng tuÇn 11 21 23 23 26 26 26 26 16 16 26 26 26 8 8 308 Céng dån 11 32 55 78 104 130 156 182 198 214 240 266 292 300 308 PERT/Chi phÝ Ng©n sach cho du an 0 50 100 150 200 250 300 350 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 Tuan C hi p hi Series1 Series2 Đường bắt đầu sớm nhất có thể : tổng thời gian thực hiện 15 tuần, tổng chi phí thực hiện 308 000 Đường bắt đầu muộn nhất có thể : tổng thời gian thực hiện 15 tuần, tổng chi phí thực hiện 308 000  Tuy nhiên đường bắt đầu muộn có lợi thế do giảm được chi phí tài chính do trì hoãn thời điểm thanh toán. Trong các tuần từ 1-12 chi phí cho phương án muộn nhất đều nhỏ hơn phương án sớmnhất chỉ đến tuần thứ 13 chi phí cho hai phương án mới bằng nhau (hai đồ thị giao nhau 13/292000) PERT/ Chi phí Dù bắt đầu muộn hay sớm không ảnh hưởng đến tiến độ: 15 tuần Đường thực tế có thể là một trong những đường nằm trong giới hạn giữa hai đường sớm nhất và muộn nhất PERT/ Chi phí Quản lý và kiểm soát chi phí dự án xem MP6 Mục tiêu •đúng tiến độ •chi phí vượt quá ngân sách nhỏ nhất. Hiện trạng thực hiện dự án •Giá trị công việc làm ra BCWP: (% công việc hoàn thành) x (BCWS) •Sự sai lệch sẽ là : CV= BCWP -ACWP •sai lệch dương (chi dưới mức) ; giá trị âm (chi vượt mức) CI= BCWP /ACWP •CI >1 (chi dưới mức) ; CI <1 (chi vượt mức) PERT/ Chi phí VÝ dô PERT/ Chi phí Ho¹t NS % hoµn Gi¸ trÞ CV Chi chªnh ®éng thµnh hoµn thµnh thùc A 22,000 100 22,000 20,000 2,000 tiÕt kiÖm B 30,000 100 30,000 36,000 -6,000 béi chi C 26,000 100 26,000 26,000 0 D 48,000 10 4,800 6,000 -1,200 béi chi E 56,000 20 11,200 20,000 -8,800 béi chi F 30,000 20 6,000 4,000 2,000 TiÕt kiÖm G 80,000 0 0 0 0 0 H 16,000 0 0 0 0 0 Tæng 100,000 112,000 --12,000 Béi chi PERT/ Chi phí Theo lịch bắt đầu sớm nhất hết 6 tuần công việc hoàn thành với giá trị là :162,000 Theo lịch bắt đầu sớm nhất hết 6 tuần công việc hoàn thành với giá trị là : :130,000. Kết luận dự án đang thực hiện chậm hơn so với tiến độ và đang bội chi. Cần có những biện pháp điều chỉnh : rút ngắn thời gian với chi phí gia tăng là ít nhất Rót ng¾n kÕ ho¹ch Đối với một vài công việc của dự án, ta có thể biết: Dự báo thời gian hoàn thành và chi phí trong điều kiện làm việc bình thường Khả năng đẩy nhanh các công việc bằng những chi phí phụ trội (làm việc thêm giờ, thuê nhân công tạm thời, gia tăng thiết bị) Khó khăn trong việc rút ngắn thời gian hoàn thành với chi phí phụ trội thấp nhất. Công cụ quyết định chủ yếu là biểu đồ liên hệ giữa thời gian và chi phí  Rút ngắn thời gian với các bước sau: 1. Tìm đường tới hạn của phương án cơ sở, tìm các công việc trên đường tới hạn 2. Tính toán chi phí cho từng đơn vị thời gian với tất cả các công việc 3. Chi phí rút ngắn cho đơn vị thời gian = (chi phí rút ngắn – chi phí cơ sở) / (Thời gian cơ sở - thời gian rút ngắn) PERT/ Chi phí 4. Chọn hoạt động tới hạn có chi phí đơn vị rút ngắn thấp nhất 5. Rút ngắn thời gian thực hiện công việc này đến mức nhiều nhất có thể (hoặc đến mốc thời gian yêu cầu) 6. Kiểm tra lại các công việc trên đường tới hạn 7. Nếu đường tới hạn không đổi quay lại 3 8. Nếu xuất hiện đường tới hạn mới, tính toán lại và quay lại 3 PERT/ Chi phí Ho¹t Thêi gian (tuÇn) Sau rót Chi phÝ Chi phÝ/tg §­êng tíi h¹n ®éng C¬ së cßn C¬ së Rót ng¾n rót ng¾n A 2 1 22,000 23,000 1,000 cã B 3 1 30,000 34,000 2,000 kh«ng C 2 1 26,000 27,000 1,000 cã D 4 3 48,000 49,000 1,000 kh«ng E 4 2 56,000 58,000 1,000 cã F 3 2 30,000 30,500 500 kh«ng G 5 2 80,000 86,000 2,000 Cã H 2 1 16,000 19,000 3,000 cã Tæng 308,000 326,500 PERT/ Chi phí Ví dụ muốn rút 1 đơn vị thời gian có thể chọn C vì C là công việc tới hạn và suất chi phí min 1000/đơn vị thời gian rút gọn Sau khi rút gọn C1.1 ta có hai đường tới hạn Đường A-C-D-G-H Đường B-D-G-H  PERT/ Chi phí HĐ T Chi phi CPM A 2 22000 Có B 3 30000 Có C 1 27000 Có D 4 49000 Có E 4 58000 Có F 3 30500 G 5 86000 Có H 2 19000 Có Sau khi rút ngắn c 1.1 ta có 2 đường tới hạn A-C-E-G-H B-D-G-H PERT/ Chi phí Ví dụ muốn tiếp tục rút 1 đơn vị thời gian có thể chọn G vì G là công việc tới hạn trên cả CPM (nếu cách khác A&B D&E thì chi phí gia tăng sẽ lớn hơn) Chi phí gia tăng là 2000. Xem MP PA rut G1.2 chi 311000 thời hạn 13 PERT/ Chi phí Tương tự với bước 3 Xem MP PA rut G1.3. chi 313000 thời hạn 12 Trường hợp giản đơn ít công việc thực hiện thủ công Trường hợp phức tạp : các công cụ như quy hoạch tuyến tính PERT/ Chi phí Tương tự với bước 4 Xem MP PA rut G1.4. chi 315000 thời hạn 11  Tương tự với bước 5 Xem MP PA rut H1.5. chi 318000 thời hạn 10  Nếu muốn rút tiếp phải rút A và B hoặc B, D và E. Nhưng A&B (chi phí gia tăng 1000+2000)  BDE (2000,1000,1000)  Chọn phương án rút AB. Chi phí 321000, thời hạn 9 PERT/ Chi phí Rút tiếp BDE rút được 1 đơn vị thời gian, gia tăng chi phí (2000+1000+1000). Tổng chi phí là 325000, thời hạn 8 Xem MP PA rut BDE1.7 Rút tiếp E&F ta có gia tăng chi phí (1000+500). Tổng chi phí là 326500, thời hạn 7 Xem MP PA rut EF1.8  Thời hạn ngắn nhất để thực hiện dự án là 7 (tuần) với chi phí là 326500 PERT/ Chi phí PERT/ Chi phÝ Ví dụ 22 ngày  Thời gian thực hiện 22 tuần  Chi phí thực hiện 31000  PERT/ Chi phí ID Task Name Duration Predecessors Total Slack Cost 1 MP7 22 days 0 days 31 000,00 € 2 A 5 days 0 days 1 500,00 € 3 B 3 days 3 days 3 000,00 € 4 C 8 days 2 0 days 3 300,00 € 5 D 7 days 2;3 1 day 4 200,00 € 6 E 7 days 6 days 5 700,00 € 7 F 4 days 4;5;6 0 days 6 100,00 € 8 G 5 days 7 0 days 7 200,00 € 2 days 1 day 6 days S S M T W T F S S M T W T F S S M T W T F S S M T W T F S S M T W T F S 31 Jan '05 07 Feb '05 14 Feb '05 21 Feb '05 28 Feb '05 PERT/ Chi phí B×nh th­êng §Èy nhanh lÇn 1 §Èy nhanh lÇn 2 KÕ ho¹ch ®n C«ng viÖc t CP($) t CP($) t CP($) t CP($) A 5 1500 4 2000 3 1000 3 4500 B 3 3000 2 2000 - - 2 5000 C 8 3300 7 2000 6 1000 6 6300 D 7 4200 6 2000 5 2000 5 8200 E 7 5700 6 1000 - - 6 6700 F 4 6100 3 1000 2 2000 2 9100 G 5 7200 4 1000 3 1000 3 9200 PERT/ Chi phí 22 -> chi phí 31 000 $ 21 -> chi phí 32 000 $ (rút G1.1) 20 -> chi phí 33 000 $ (rút G1.2) 19 -> chi phí 34 000 $ (rút F1.3)  18 -> chi phí 36 000 $ (rút C1.4)  17 -> chi phí 38 000 $ (rút A1.5)  16 -> chi phí 39 000 $ (rút A1.6)  15 -> chi phí 41 000 $ (rút F1.7)  14 -> chi phí 44 000 $ (rút CD1.8)  Xem các file tương ứng PERT/ Chi phí Về lý thuyết có thể giảm B,D, E chi phí gia tăng tương được thời gian vì BD trùng đường CPM với AC (rút A phải rút B, rút C phải rút D nhưng A và C đã sử dụng hết khả năng còn E ngoài đường tới hạn. Rút BDE chi tăng thành 49000 nhưng thời gian vẫn 14 tăng phí không giảm thời gian không hiệu quả Đường nhanh nhất là 14 với tổng chi nhỏ nhất là 44000 Bài tập  Rót ng¾n kÕ ho¹ch: c¸c c©u hái liªn quan Xác định kế hoạch, thời gian hoàn thành và tổng chi phí Lập lại kế hoạch các công việc khi dự án được rút ngắn 1 tuần hoặc 2 tuần Thiết lập biểu đồ quan hệ giữa thời gian và chi phí. Quan hÖ thêi gian vµ chi phÝ 1500 2000 2500 3000 12 11 10 9 8 7 Thêi gian hoµn thµnh c«ng viÖc (tuÇn) T æn g ch i p hÝ ($ '0 00 ) $'000 Weeks Rót ng¾n kÕ ho¹ch Quản lý dự án Chất lượng Chi phí Thời hạn